Un’applicazione denominata CMS (Content Management System, in italiano sistema di gestione dei contenuti) è in grado di offrire una gestione efficace dei contenuti, permettendo a numerosi collaboratori di intraprendere funzioni come la creazione, la modifica e la pubblicazione. Il contenuto generato tramite un CMS viene memorizzato in un database e successivamente riprodotto attraverso la rappresentazione definita in base al template, prendendo solitamente la forma di un sito web.
Le funzioni fondamentali di un sistema di gestione dei contenuti sono differenti. Per prima cosa, i CMS permettono una generazione dei contenuti efficace e facile da gestire; ciò significa che gli utenti possono creare e strutturare il contenuto in modo semplice ed efficiente. Un’altra funzione significativa è la “conservazione” dei contenuti: un sistema di archiviazione consente di mettere a deposito i contenuti in un luogo dedicato, fornendo un’organizzazione sistematica e metodica del materiale prodotto.
Un CMS offre la possibilità di gestire i flussi di lavoro, ripartendo i diritti per la gestione del contenuto a determinati utenti in base al loro ruolo, che possono essere quelli di autore, redattore e amministratore, ognuno con autorizzazioni specifiche.
Infine, la funzione di pubblicazione guida il software nell’identificare quando e dove il contenuto dovrebbe essere reso disponibile, rendendo il CMS un sistema completo per la gestione di contenuti digitali.
Vantaggi di un CMS
Un CMS ha tra le caratteristiche principali quella di rendere più semplice la collaborazione: ciò significa che numerosi redattori possono condividere energia e risorse per generare, programmare e controllare i contenuti destinati alla pubblicazione. Poiché l’interfaccia utente del CMS è prevalentemente accessibile tramite un qualsiasi browser, è utilizzabile da qualsiasi luogo, ragione per cui offre un notevole grado di libertà per gli utenti.
Un CMS offre una risorsa preziosa per coloro che non possiedono particolari abilità tecniche o di programmazione: questi sistemi consentono a chiunque, indipendentemente dalle competenze con i codici, di creare e gestire contenuti in maniera efficace. Utilizzando gli strumenti drag-and-drop presenti in tali piattaforme, gli utenti possono inserire testi e immagini senza alcuna necessità di conoscere linguaggi di programmazione come l’HTML o il CSS.
L’uso di un CMS per la pubblicazione del proprio sito web offre alle aziende una maggiore autonomia, dato che la dipendenza dagli sviluppatori per le modifiche al sito. Inoltre, semplifica e accelera l’iter di pubblicazione di nuove pagine web, migliorando l’efficacia dell’esperienza digitale per gli utenti e i visitatori.
Infine, un CMS può semplificare la diffusione di contenuti attraverso vari canali, inclusi i social media, le applicazioni mobili e le piattaforme e-commerce. Questo riduce in modo significativo la necessità di sviluppo dedicato da parte dell’azienda, rendendo più semplice ed efficiente la distribuzione di contenuti.
Quali sono i CMS più importanti
Sono tantissime le piattaforme CMS, ognuna con funzionalità specifiche, adatte per determinate esigenze, ma esistono alcuni fornitori che sono più popolari rispetto ad altri:
- WordPress;
- Joomla;
- Drupal;
- Squarespace;
- Wix.
Per i CMS concepiti per gli eCommerce si possono citare, invece:
- Magento;
- Shopify;
- PrestaShop.
Come scegliere il CMS più adatto alle nostre esigenze
La prima cosa che va detta è che il sistema di gestione dei contenuti più popolare per i blogger, è sicuramente WordPress, utilizzato da una fetta di siti che supera la metà e non può essere un caso: si tratta molto probabilmente del CMS più intuitivo e flessibile.
Se però esistono delle esigenze specifiche, è necessario fare altre considerazioni e quindi per la selezione di un sistema di gestione dei contenuti, è consigliabile considerare come il sito web e i contenuti saranno utilizzati dai destinatari finali.
È importante porsi alcune domande: quali sono gli obiettivi del progetto? Quali sono i requisiti necessari che deve avere il CMS? Questo processo supporterà nella scelta del sistema di gestione dei contenuti più adeguato, quello cioè capace di soddisfare le esigenze, piuttosto che optare per il sistema più popolare o di tendenza.
Gli obiettivi spesso associati all’utilizzo dei CMS possono riguardare l’attrazione di un numero maggiore di lettori per un blog, l’incremento delle transazioni in un negozio o l’ottimizzazione dei contenuti per i motori di ricerca.
I CMS sono disponibili in una molteplicità di forme e dimensioni, ciascuna con attributi e vantaggi propri: alcuni di questi sistemi si rivelano particolarmente adatti per i blogger, mentre altri possono essere cuciti bene attorno a siti e-commerce con funzionalità di listino prezzi e negozio online.
Le considerazioni potrebbero essere legate a:
- Costi: l’acquisto di un CMS può variare significativamente in base alle risorse finanziarie disponibili. Per coloro che dispongono di un budget illimitato, esistono CMS avanzati e ricchi di funzionalità, mentre, con un budget limitato, le possibilità sono più ristrette e devono includere alcune spese. I costi chiave di un CMS sono l’hosting del sito e il nome del dominio, il sistema CMS stesso, e costi aggiuntivi per l’eventuale sviluppo di funzionalità personalizzate.
- Tipi di contenuti: un CMS più semplice può essere adeguato per la pubblicazione di articoli di blog, ma se vi è la necessità di gestire varietà di contenuti, come la pubblicazione di numerosi video al giorno, l’aggiornamento dei prezzi dei prodotti, o l’hosting di immagini per i post del blog, potrebbe essere necessario un sistema più sofisticato.
- Possibilità di personalizzazione: se si utilizzano già CRM o strumenti di analisi web come Google Analytics, la scelta del CMS dovrebbe considerare le potenziali integrazioni con il software di marketing online già in uso.Potrebbe essere utile l’integrazione di plugin per software di email marketing, CRM per la personalizzazione del contenuto, analisi web come Google Analytics, API per l’integrazione con software esistenti, e funzionalità di e-commerce potrebbe essere vantaggiose se lo scopo è la vendita di prodotti o servizi online.
- Facilità d’uso: la scelta di un CMS dovrebbe considerare la presenza di elementi che semplificano il lavoro, come editor drag-and-drop e funzionalità di anteprima, sia la capacità di gestire diversi tipi di contenuti. L’editor ideale dovrebbe offrire un’interfaccia “What You See Is What You Get” (WYSIWYG), controllo dei ruoli, aggiornamenti, integrazione con altri software e una funzione di gestore di risorse digitali (DAM). Nei contesti aziendali più grandi, con team separati per sviluppo, design e creazione di contenuti, queste funzionalità diventano essenziali. Per utenti esperti con esigenze avanzate, un CMS “headless” può offrire maggiore flessibilità e controllo sull’esperienza utente finale.
- Dimensione dello staff: a seconda delle dimensioni del sito web o dell’azienda, si avranno esigenze diverse. Le grandi aziende potrebbero richiedere caratteristiche avanzate come il Single Sign-On (SSO), la scalabilità e l’integrazione con servizi cloud. D’altra parte, le piccole imprese dovrebbero priorizzare un’interfaccia utente facile da utilizzare e la manutenzione, dato che i team sono più piccoli e i ruoli sono spesso condivisi tra i membri del team.
- Possibilità di ottimizzazione SEO: per massimizzare la visibilità sul web, è essenziale che un sito web sia facilmente accessibile tramite motori di ricerca come Google. Un CMS dovrebbe quindi offrire funzionalità per ottimizzare automaticamente gli aspetti fondamentali della SEO on-page. Se non presenti di default, queste funzionalità possono essere aggiunte tramite plugin.
